Акт несоответствия товара: что проверить поставщику

Почему этот документ важнее, чем кажется

Акт несоответствия составляется заказчиком, но используется в дальнейшем против поставщика: как основание для отказа в приёмке, для начисления неустойки, для расторжения договора, а иногда и для постановки вопроса о недобросовестности.

Подписанный без замечаний акт трактуется как согласие с изложенными фактами. Оспорить его потом можно, но сложнее: приходится объяснять, почему вы подписали документ, с которым не были согласны.

Что проверить в акте

1. Кто составил. Полномочия подписантов, состав комиссии, соответствие условиям договора о порядке приёмки.
2. Что зафиксировано. Конкретные несоответствия или общие формулировки вроде «товар не соответствует требованиям».
3. С чем сравнивали. Ссылка на пункт спецификации или технического задания — без неё несоответствие не доказано.
4. Как проверяли. Метод контроля, привлечение специалиста, наличие измерений и их результатов.
5. Соблюдён ли порядок. Уведомили ли вас о приёмке, была ли возможность присутствовать.
6. Сроки. Не нарушены ли сроки приёмки, установленные договором.

Как оформить возражения

Позиция должна быть письменной и конкретной. Формулировка «не согласен» без обоснования почти не имеет доказательственного веса.

• подписать акт с отметкой «с возражениями» и приложить их текст
• либо не подписывать и в тот же день направить мотивированный отказ
• сослаться на конкретные пункты договора и спецификации
• приложить документы, подтверждающие соответствие: паспорта, сертификаты, протоколы испытаний
• зафиксировать нарушения процедуры приёмки, если они были

Что делать дальше

После направления возражений ситуация обычно развивается по одному из трёх сценариев: заказчик принимает результат, стороны согласовывают устранение недостатков, либо спор переходит в претензионную и затем судебную стадию.

В любом из вариантов ваша письменная позиция остаётся отправной точкой. Именно поэтому первый документ важнее последующих.